První týdny podnikání nejsou jen o získávání zákazníků. Právě v tomto období je důležité nastavit administrativu, finance, komunikaci i každodenní fungování firmy.
Konkrétní povinnosti se liší podle toho, zda podnikáte jako OSVČ, nebo prostřednictvím obchodní společnosti. Následujících deset kroků vám pomůže vytvořit stabilní základ a předejít zbytečným komplikacím.
1. Ověřte splnění všech povinností
Získáním živnostenského oprávnění nebo zápisem společnosti do obchodního rejstříku administrativa nekončí.
OSVČ by si měla zkontrolovat zejména oznámení zahájení činnosti správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně. U obchodní společnosti je potřeba ověřit správnost údajů ve veřejných rejstřících, podnikatelská oprávnění a nastavení účetnictví. Rozsah povinností závisí také na oboru, daňovém režimu a případném zaměstnávání pracovníků. Pokud si nejste jistí, obraťte se na účetního nebo daňového poradce.
2. Začněte kontrolovat datovou schránku
Datová schránka slouží k doručování úředních dokumentů, výzev a rozhodnutí. Zpráva může být po uplynutí zákonné lhůty považována za doručenou, i když jste ji neotevřeli.
Co nejdříve si proto ověřte přístupové údaje, nastavte upozornění na nové zprávy a určete si pravidelný interval kontroly. Důležité dokumenty zároveň ukládejte do přehledného systému, abyste se k nim mohli kdykoliv vrátit.
3. Zkontrolujte sídlo firmy a správu pošty
Sídlo společnosti se obvykle řeší už při jejím založení. Během prvního měsíce je však vhodné ověřit, zda adresa odpovídá potřebám firmy a zda máte spolehlivě nastavené přebírání pošty.
Při výběru sídla sledujte především důvěryhodnost poskytovatele, právní titul k užívání adresy, způsob předávání zásilek, transparentnost cen a dostupnost doplňkových služeb. Pokud nepotřebujete vlastní kancelář, může být praktickým řešením virtuální sídlo s profesionální správou firemní pošty.
4. Nastavte účetnictví nebo daňovou evidenci
Účetní a daňové povinnosti je vhodné řešit od prvního dne.
OSVČ může podle konkrétní situace vést daňovou evidenci, uplatňovat výdaje procentem z příjmů nebo využít paušální režim. Obchodní společnosti zpravidla vedou účetnictví. Nastavte si jasný způsob ukládání a předávání dokladů, pravidla pro vystavování faktur, evidenci plateb a kontrolu důležitých termínů. Pokud spolupracujete s účetním, domluvte si hned na začátku, jak často a v jaké podobě mu budete podklady předávat.
5. Oddělte osobní a podnikatelské finance
Používání jednoho účtu pro soukromé i podnikatelské platby rychle vede ke ztrátě přehledu.
Samostatný účet usnadní sledování příjmů, výdajů, neuhrazených faktur i podkladů pro účetnictví. U OSVČ nemusí být vždy zákonnou povinností, z praktického hlediska je však velmi užitečný. U obchodní společnosti je nutné důsledně rozlišovat mezi majetkem společnosti a osobními prostředky jejích společníků a jednatelů.
6. Připravte si fakturaci a základní dokumenty
Podle typu podnikání můžete potřebovat cenové nabídky, objednávky, smlouvy, předávací protokoly, faktury, obchodní podmínky, reklamační pravidla nebo dokumenty k ochraně osobních údajů.
Současně si nastavte číselnou řadu faktur, dobu splatnosti a systém sledování neuhrazených pohledávek. Univerzální vzory nemusí vyhovovat každému oboru. U smluv, obchodních podmínek nebo prodeje spotřebitelům je proto vhodná odborná kontrola.
7. Spočítejte náklady a vytvořte rezervu
Cena produktu nebo služby musí pokrýt nejen přímé náklady, ale také administrativu, software, dopravu, marketing, daně, odvody a váš čas.
Sepište si pravidelné měsíční náklady, jednorázové výdaje i náklady spojené s jednotlivými zakázkami. Nezapomeňte také na očekávané daně, odvody a finanční rezervu. Díky tomu zjistíte, kolik musí firma každý měsíc vydělat a zda jsou vaše ceny dlouhodobě udržitelné.
8. Nastavte profesionální komunikaci
Důvěryhodnost firmy ovlivňuje také způsob, jakým komunikuje.
Připravte si firemní e-mail, jednotný podpis, aktuální kontaktní údaje a základní šablony odpovědí. Zákazník by měl snadno zjistit, kdo službu poskytuje, jak vás kontaktovat a co bude následovat po odeslání poptávky nebo objednávky. Důležitá je také rychlost, srozumitelnost a dodržování dohodnutých termínů.
9. Naplánujte si získávání zákazníků
Dobrý produkt nebo služba samy o sobě nestačí. Je potřeba určit, kdo je váš ideální zákazník, jaký problém mu řešíte, proč by si měl vybrat právě vás a kde ho můžete oslovit.
Nemusíte být aktivní všude. Lepší je vybrat jeden nebo dva vhodné kanály a jejich výsledky pravidelně sledovat. Může jít například o doporučení, osobní kontakty, webové stránky, sociální sítě, obsahový marketing nebo přímé oslovení firem.
10. Stanovte si cíle na další tři měsíce
Po prvních týdnech už budete mít základní přehled o nákladech, poptávce i fungování firmy.
Stanovte si konkrétní a měřitelné cíle, například získat určitý počet zákazníků, zveřejnit nový web, vytvořit finanční rezervu, zavést pravidelnou kontrolu pohledávek nebo vyhodnotit výsledky marketingu. Každý cíl by měl mít jasný termín a měl by vycházet ze skutečných možností firmy.
Pevné základy usnadní další podnikání
Otázka, co udělat po založení firmy, nemá jednu univerzální odpověď. Povinnosti se liší podle právní formy, oboru i způsobu prodeje.
Každý nový podnikatel by si však měl co nejdříve nastavit systém pro administrativu, finance, dokumenty, komunikaci a získávání zákazníků. Součástí profesionálního fungování firmy je také vhodně zvolené sídlo a spolehlivá správa pošty. Sídla Praha 7 poskytují podnikatelům profesionální adresu, přebírání zásilek a administrativní zázemí bez nutnosti pronajímat vlastní kancelář.
Hledáte spolehlivé virtuální sídlo v Praze 7?
Kontaktujte nás a vyberte si řešení odpovídající potřebám vaší firmy.
Měl by zkontrolovat registrační a oznamovací povinnosti, datovou schránku, účetnictví nebo daňovou evidenci, fakturaci, správu pošty a oddělení osobních a podnikatelských financí. Současně je vhodné připravit základní dokumenty a plán získávání zákazníků.
U OSVČ nejde ve všech případech o obecnou zákonnou povinnost, samostatný účet však výrazně usnadňuje evidenci a účetnictví. U obchodní společnosti je nutné důsledně oddělovat majetek firmy od osobních prostředků společníků a jednatelů.
Úřady jejím prostřednictvím doručují důležité dokumenty. Zpráva může být po uplynutí zákonné lhůty považována za doručenou, i když ji podnikatel neotevřel. Proto je vhodné nastavit upozornění a schránku pravidelně kontrolovat.
Sídlo společnosti je potřeba vyřešit už při jejím založení. Před výběrem adresy je vhodné zkontrolovat právní titul k jejímu užívání, správu pošty a podmínky poskytovatele. Pokud podnikatel nepotřebuje vlastní kancelář, může využít virtuální sídlo.