Virtuální sídlo má podnikateli přinášet hlavně klid. Máte stabilní adresu firmy, nemusíte řešit vlastní kancelář a o běžný servis kolem sídla se stará poskytovatel. Jenže co když jednoho dne přijde zpráva, že poskytovatel virtuálního sídla končí, mění podmínky nebo vám smlouvu dál neprodlouží? Není důvod k panice. Je ale dobré začít situaci řešit včas.
Sídlo firmy nemůže zůstat „ve vzduchu“
Adresa sídla je oficiálním údajem společnosti a je zapsána ve veřejném rejstříku. Firma proto musí mít k užívání dané adresy právní důvod. U virtuálního sídla jej zpravidla zajišťuje smlouva s poskytovatelem a souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla. Pokud tento právní důvod skončí, je potřeba zajistit nové sídlo společnosti a následně provést potřebné změny v rejstříku. Proto se nevyplatí čekat až na poslední den platnosti smlouvy.
Co udělat jako první?
Jakmile zjistíte, že své současné virtuální sídlo už nebudete moci využívat, začněte hledat nové. U nového poskytovatele si ověřte především:
- na jak dlouho je smlouva uzavírána,
- zda dostanete potřebný souhlas s umístěním sídla,
- jak funguje přebírání a případné přeposílání pošty,
- zda nejsou ve smlouvě skryté nebo dodatečné poplatky,
- jak rychle je možné nové virtuální sídlo aktivovat.
Cena je důležitá, ale právě v podobné situaci se ukazuje, že ještě důležitější může být stabilita a spolehlivost poskytovatele.
Pozor také na poštu
Změnou adresy nekončí jen zápis sídla. Na původní adresu mohou ještě nějakou dobu chodit dopisy od obchodních partnerů, institucí nebo dalších subjektů, které změnu zatím nezaregistrovaly. Proto je dobré zjistit, co se stane se zásilkami doručenými na původní virtuální sídlo po skončení smlouvy a zda vám je poskytovatel ještě předá nebo přepošle. Současně nezapomeňte novou adresu aktualizovat všude, kde ji používáte – například na webu, fakturách, smlouvách nebo firemních profilech.
Dá se podobné situaci předejít?
Úplně vyloučit ji samozřejmě nelze. Každá společnost může změnit své podnikání nebo jednou ukončit činnost. Při výběru virtuálního sídla ale můžete riziko výrazně snížit. Vedle ceny se proto vyplatí zajímat také o to, kdo službu poskytuje, zda má k prostorám dlouhodobý vztah, jak dlouho na trhu působí a jak transparentně komunikuje své podmínky. Virtuální sídlo totiž není služba, kterou chcete každých několik měsíců měnit.
Potřebujete změnit virtuální sídlo?
Pokud hledáte nové virtuální sídlo v Praze, nemusí se jednat o složitou změnu. V Sídla Praha 7 vyřídíme vše rychle a bez zbytečných komplikací.
CHCI VIRTUÁLNÍ SÍDLO