Proč většina podnikatelů podceňuje virtuální sídlo – a později toho lituje

Podnikatelé zakládajíci firmu řeší název společnosti, účetního, webové stránky, první zákazníky nebo marketing. Sídlo firmy ale bývá často až na konci seznamu priorit. Přitom právě adresa, kterou dnes zapíšete do obchodního rejstříku, může ovlivňovat vaše podnikání ještě za pět nebo deset let. Toto si ale mnoho podnikatelů uvědomí až ve chvíli, kdy řeší stěhování, ztrátu soukromí, změnu údajů v dokumentech nebo komplikace s firemní poštou. Na začátku přitom vše vypadalo jednoduše.

„Proč bych platil za virtuální sídlo, když mohu použít vlastní adresu?“

Toto je sice logická úvaha, ale podnikání je dlouhodobá záležitost a některá rozhodnutí začnou ukazovat své výhody nebo nevýhody až po letech. Proto se podíváme na situace, ve kterých podnikatelé nejčastěji začnou litovat, že jako sídlo firmy použili vlastní adresu.

1. Když zjistíte, že adresa je veřejně dohledatelná

Mnoho lidí netuší, jak snadné je zjistit základní informace o firmě. Stačí přitom znát název společnosti nebo IČO.

Během několika minut lze dohledat:

• adresu sídla společnosti,
• jméno jednatele,
• základní firemní údaje,
• dokumenty uložené ve sbírce listin.

Jestliže jste jako sídlo firmy uvedli vlastní byt nebo rodinný dům, může být tato adresa veřejně spojována s vaším podnikáním po mnoho let. Možná vám to dnes nevadí, ale bude vám to vyhovovat i za pět let, ve chvíli, kdy budete mít zaměstnance, vyšší obrat nebo více klientů? Právě ochrana soukromí patří mezi nejčastější důvody, proč podnikatelé začnou hledat virtuální sídlo a s ním spojenou virtuální kancelář.

2. Když se stěhujete

Na začátku podnikání člověk málokdy přemýšlí nad tím, kde bude bydlet za několik let. Jenže život se mění. Koupíte dům, přestěhujete se za prací, změní se rodinná situace.

Pokud je vaše domácí adresa zároveň sídlem firmy, čeká vás také:

• změna sídla společnosti,
• aktualizace údajů v obchodním rejstříku,
• úprava webových stránek,
• změna údajů na fakturách,
• informování klientů a dodavatelů,
• aktualizace firemních profilů a katalogů.

Samotná změna sídla firmy není složitá. Otázkou ale je, proč ji řešit opakovaně, pokud existuje jednodušší řešení. Právě stabilita adresy bývá jedním z důvodů, proč firmy využívají virtuální sídlo Praha.

3. Když zjistíte, že sídlo firmy není totéž co provozovna

Toto překvapí mnoho začínajících podnikatelů. Sídlo firmy není kancelář, ani provozovna. Sídlo firmy není místo, kde skutečně pracujete.

Můžete mít:

• sídlo firmy v Praze,
• kancelář v Brně,
• zákazníky po celé České republice.

Právě proto jsou dnes běžné služby jako virtuální kanceláře Praha, které umožňují oddělit administrativní adresu od skutečného místa výkonu práce. Pro mnoho firem je virtuální kancelář to praktičtější, flexibilnější a ekonomičtější řešení.

4. Když chcete působit profesionálněji

Buďme realisté. První dojem stále rozhoduje. Pokud si klient vybírá mezi několika dodavateli, podvědomě hodnotí:

• webové stránky,
• reference,
• komunikaci,
• kontaktní údaje,
• adresu společnosti.

Neznamená to, že firma sídlící v rodinném domě poskytuje horší služby. Profesionální adresa však může posílit důvěryhodnost společnosti a pomoci vytvořit lepší první dojem. Proto využívají virtuální kanceláře nejen začínající podnikatelé, ale i zavedené firmy.

5. Když řešíte důležitou poštu

Většinu času se zdá, že pošta už není důležitá.

Pak ale přijde:

• doporučený dopis,
• úřední výzva,
• důležitá smlouva,
• zásilka od obchodního partnera.

A vy jste:

• na dovolené,
• na služební cestě,
• mimo republiku,
• nebo pracujete na dálku.

Moderní virtuální kanceláře proto často zahrnují příjem pošty, upozornění na zásilky a jejich přeposílání. Právě tato služba bývá jednou z nejvíce oceňovaných výhod.

6. Když zakládáte s.r.o.

Velká část podnikatelů začíná jako OSVČ. Jakmile však firma roste, často přichází založení společnosti s ručením omezeným.

Právě tehdy se mnoho lidí začíná zajímat o:

• virtuální sídlo pro s.r.o.,
• sídlo firmy Praha,
• změnu sídla firmy,
• profesionální adresu společnosti.

To, co vyhovovalo živnostníkovi, nemusí být ideální pro rostoucí firmu.

7. Když si spočítáte, kolik času vám změna adresy skutečně zabere

Největší výhodou virtuálního sídla často není cena, ani prestiž. Je to stabilita. Firma může růst, měnit kanceláře, zaměstnance, stěhovat se. Její oficiální adresa zůstává stejná. Tuto výhodu podnikatelé nejčastěji oceňují až zpětně.

Kdy virtuální sídlo nedává smysl?

Abychom byli objektivní, virtuální sídlo není vhodné pro každého.

Pravděpodobně ho nepotřebujete, pokud:

• vlastníte kancelářskou budovu,
• provozujete showroom,
• přijímáte zákazníky každý den,
• máte stabilní provozovnu na jedné adrese.

V takových případech může být vlastní sídlo logickou volbou. Důležité je vybrat řešení podle skutečných potřeb podnikání.

Přemýšlíte, zda je virtuální sídlo vhodné i pro vaši firmu?

Pokud zvažujete virtuální sídlo nebo virtuální kancelář, zamyslete se nad tím, co vše skutečně potřebujete, včetně lukrativní adresy. Správně zvolená adresa může znamenat méně administrativy, lepší ochranu soukromí a větší flexibilitu při dalším rozvoji podnikání.