Změna sídla firmy: postup, dokumenty a nejčastější chyby

Končí vám nájem kanceláře, stěhujete firmu na novou adresu nebo chcete přejít na virtuální sídlo? Poté vás čeká změna sídla společnosti. Na první pohled jde o poměrně jednoduchou administrativu. Ve skutečnosti ale mnoho podnikatelů udělá chyby, které celý proces zbytečně prodlouží nebo zkomplikují. Nejčastěji se zapomíná na správné dokumenty, aktualizaci údajů nebo včasný zápis do obchodního rejstříku. Dobrá zpráva je, že pokud víte, jak na to, lze změnu sídla firmy zvládnout rychle a bez zbytečných komplikací. My vám poradíme, jak na to. 

Změna sídla firmy krok za krokem

 

1. Zajistěte si novou adresu sídla

Nejdříve potřebujete adresu, na kterou bude firma nově zapsána. Může se jednat o:

• vlastní nemovitost,
• pronajatou kancelář,
• virtuální sídlo firmy.

Pokud nejste vlastníkem nemovitosti, budete potřebovat souhlas vlastníka s umístěním sídla společnosti.

2. Připravte si potřebné dokumenty

Ve většině případů budete potřebovat:

• souhlas vlastníka nemovitosti,
• rozhodnutí společníka nebo valné hromady o změně sídla,
• případně upravenou společenskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu.

Přesný rozsah dokumentů závisí na konkrétní situaci společnosti. Pokud si nejste jisti, co přesně potřebujete, kontaktujte nás.

3. Podejte návrh na zápis změny

Změna sídla firmy musí být zapsána do obchodního rejstříku. K návrhu se přikládají potřebné dokumenty a změna se následně zapíše do rejstříku.

4. Aktualizujte údaje firmy

Po změně sídla nezapomeňte upravit adresu:

• na webových stránkách,
• na fakturách,
• v obchodních podmínkách,
• v e-mailových podpisech,
• u banky,
• u účetní,
• u obchodních partnerů.

Právě tento krok podnikatelé velmi často podceňují.

Jaké dokumenty budete ke změně sídla firmy potřebovat?

Pokud chcete změnit sídlo společnosti, připravte si především:

• souhlas vlastníka nemovitosti
• rozhodnutí společníka nebo valné hromady
• případně aktualizovanou společenskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu
• návrh na zápis změny do obchodního rejstříku

Přesný rozsah dokumentů se může lišit podle typu společnosti a konkrétní situace.

Kolik stojí změna sídla firmy?

To je jedna z nejčastějších otázek podnikatelů. Náklady mohou zahrnovat:

• ověření podpisů,
• notářské služby,
• zápis do obchodního rejstříku,
• případné náklady na nové sídlo.

Pokud přecházíte na virtuální sídlo, bývá souhlas s umístěním sídla i potřebná administrativa součástí služby.

Jak dlouho trvá změna sídla společnosti?

Ve většině případů lze změnu sídla firmy vyřídit během několika pracovních dnů. Délka procesu závisí především na:

• připravenosti dokumentů,
• rychlosti podání návrhu,
• době potřebné pro zápis do obchodního rejstříku.

Čím lépe budete připraveni, tím rychleji bude změna dokončena.

Nejčastější chyby při změně sídla firmy

Podnikatelé nejčastěji zapomínají na:

Zapomenutý souhlas vlastníka nemovitosti

Bez něj nelze změnu sídla dokončit.

Neaktuální údaje na webu

Firma změní sídlo, ale na webových stránkách zůstane původní adresa.

Pozdní řešení změny

Mnoho podnikatelů začne změnu řešit až ve chvíli, kdy končí nájem nebo potřebují novou adresu okamžitě.

Chybějící aktualizace údajů

Banka, účetní nebo obchodní partneři často zůstávají bez informace o nové adrese.

Podcenění výběru nové adresy

Mnoho podnikatelů řeší pouze samotnou změnu sídla, ale už neřeší kvalitu nové adresy. Přitom právě sídlo firmy je jedním z prvních údajů, které si zákazníci, obchodní partneři nebo úřady ověřují. Proto se vyplatí vybírat adresu, která působí profesionálně a důvěryhodně.

Vyplatí se při změně sídla přejít na virtuální sídlo?

Pro mnoho firem ano. Virtuální sídlo umožňuje získat:

• reprezentativní adresu,
• nižší provozní náklady,
• ochranu soukromí,
• správu pošty,
• profesionální firemní zázemí.

Právě proto stále více podnikatelů využívá virtuální sídlo Praha 7, které nabízí prestižní adresu bez nutnosti pronájmu kanceláře. Mnoho podnikatelů řeší pouze samotnou změnu sídla, ale už neřeší kvalitu nové adresy. Přitom právě sídlo firmy je jedním z prvních údajů, které si zákazníci, obchodní partneři nebo úřady ověřují. Proto se vyplatí vybírat adresu, která působí profesionálně a důvěryhodně.